Keuring werkinstructies en opstellen werkwijze documenten

Wat moet er staan in een werkinstructie? Wanneer geef je een instructie? En hoe vaak? En wat als er maandag een nieuwe medewerker begint met werken? En hoe zit het met uitzendkrachten? Dit zijn vragen waarmee werkgevers vaak worstelen, wij kunnen hierin een rol spelen door te zorgen voor een adequate informatievoorziening om ervoor te zorgen dat medewerkers aantoonbaar voldoende opgeleid zijn. Hierdoor wordt voldaan aan de plicht vanuit het Arbobesluit dat de wijze van arbeid duidelijk beschreven is, de werkzaamheden begrepen zijn en de werknemer voldoende kennis bevat van de risico’s.

Werkinstructie versus we doen het op onze eigen manier

Zowel een instructie- als een training is bedoeld als informatievoorziening; als medewerkers niet goed weten welke werkzaamheden uitgevoerd moeten worden of op welke manier de werkzaamheden uitgevoerd moeten worden dan doen ze het op hun eigen manier. En vaak is die eigen manier geen veilige werkwijze of is het eindresultaat niet volgens de bovenliggende procedure. Na het beschrijven is het belangrijk om de werkinstructie en bovenliggende procedure periodiek onder de aandacht te brengen van iedere individuele medewerker.

Om de inhoud van een juiste en volledige werkinstructie te kunnen aangeven zullen we enkele begrippen toelichten.

Protocol, procedure, werkinstructie en werkvoorschrift

Bovenstaande zijn allemaal termen die met elkaar in verbinding staan.

Een protocol is een procedure waarbij de stappen in volgorde en tot in detail zijn opgeschreven. De procedure is een globale omschrijving van de werkzaamheden Waar een werkinstructie een mondelinge of schriftelijke opdracht over de uit te voeren werkzaamheden is met ruimte voor eigen invulling is een werkvoorschrift een opdracht waarin de werkzaamheden schriftelijk zijn vastgelegd en waarvan naleving verplicht is.

In de werkinstructie is de procedure vertaald naar begrijpelijke tekst zodat iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt. Als de volgorde van belang is of de details dan kunnen die uit het protocol gehaald worden.

Vanuit de Risico-Inventarisatie volgen veiligheidsmaatregelen zoals het gebruik van bijvoorbeeld gehoorbescherming en een veiligheidsbril. Het dragen van deze PBM’s is onderdeel van het werkvoorschrift en is daarmee verplicht.

Een correcte werkinstructie combineert de omschrijving van de werkzaamheden met de verplichte werkvoorschriften. De werkinstructie is daarnaast actueel en aantoonbaar gegeven waarbij de instructie met daarop de voorschriften fysiek beschikbaar is op de werkvloer. Deze juiste werkinstructie staat tussen een procedure en een protocol en is een werkinstructie waarin de werkvoorschriften verwerkt zijn.

Een aanvulling zoals een training is het tonen van het uitvoeren van werkzaamheden vanuit de werkinstructie zodat men ziet hoe de werkzaamheden uitgevoerd worden. Medewerkers kunnen dan onduidelijkheden in de werkinstructies aangeven of problemen met de uitvoer bespreken.

Het is van groot belang dat werkinstructies regelmatig onder de aandacht gebracht worden en daarmee actueel zijn. Wij toetsen de instructies en voorschriften om te zorgen dat deze voldoen aan de voorschriften en daarmee gezien mogen worden als correcte informatievoorziening.

Samen bepalen we de frequentie op basis van risicofactoren zoals het risico profiel van de werkzaamheden, het kennisniveau van de werknemers, specifieke kenmerken van het arbeidsmiddel en de gehanteerde werkmethoden.

Sommige bedrijven hebben een afzonderlijk systeem voor werkinstructies en bij andere bedrijven werkt men zijn werkinstructies en voorschriften onderdeel van het kwaliteitssysteem. Een kwaliteitssysteem kijkt echter niet naar veiligheid en ‘denkt’ in procedures en niet in werkinstructies en werkvoorschriften.

Kenmerken

• Minder fouten en minder productieverlies door beter geïnformeerde werknemers
• Vermindering van ongevallen door beter geïnformeerde werknemers
• Aantoonbare verplichte Arbo informatievoorziening vanuit de werkgever
• Minder fouten en minder productieverlies door beter geïnformeerde werknemers

Toepassingen van keuring werkinstructies

• Het keuren van een veiligheidskaart en huidige werkinstructie
• Organiseren van een toolbox meeting
• Het toetsen van instructies uit het kwaliteitssysteem